Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement: Dauer, Struktur und Prüfung
Dein Berichtsheft muss zur Ausbildungsordnung passen, nicht zu einer allgemeinen Vorlage. Die folgenden Angaben sind die Eckdaten, an denen sich Ausbilder und Prüfungsausschuss orientieren.
Das Wichtigste zuerst, weil fast jede Vorlage im Netz es falsch hat: Seit dem 1. August 2025 gilt eine neue Ausbildungsordnung, und sie hat die Prüfungsstruktur geändert. Die alte Fassung hatte eine echte Zwischenprüfung „Büro- und Beschaffungsprozesse“ in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres. Die gibt es für neue Verträge nicht mehr: Geprüft wird jetzt als gestreckte Abschlussprüfung. Für Verträge, die vor dem 1. August 2025 begonnen haben, gilt nach § 4 Abs. 5 BBiG weiter die alte Ordnung – beide Stände laufen also derzeit parallel.
Teil 1 liegt im vierten Ausbildungshalbjahr und besteht aus dem Prüfungsbereich „Informationstechnisches Büromanagement“, schriftlich in 120 Minuten, mit 25 Prozent im Gesamtergebnis. Teil 2 hat drei Bereiche: „Kundenbeziehungsprozesse“ schriftlich in 150 Minuten mit 30 Prozent, „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ als fallbezogenes Fachgespräch von höchstens 20 Minuten mit 35 Prozent und Wirtschafts- und Sozialkunde in 60 Minuten mit 10 Prozent.
Die Fachaufgabe ist der größte Einzelbereich, und für sie gibt es zwei Varianten. Variante a: Du schreibst für jede deiner beiden Wahlqualifikationen einen höchstens dreiseitigen Report über eine komplexe betriebliche Fachaufgabe; der Ausbildende bestätigt die selbständige Durchführung und dass die Fachaufgaben zu den festgelegten Wahlqualifikationen passen. Variante b: Der Prüfungsausschuss stellt dir zwei praxisbezogene Fachaufgaben zur Wahl, für die Bearbeitung kommen 20 Minuten Vorbereitungszeit dazu. Welche Variante gilt, teilt der Ausbildungsbetrieb der zuständigen Stelle mit der Anmeldung mit.
Bestanden ist, wenn das Gesamtergebnis aus Teil 1 und Teil 2 mindestens ausreichend ist, das Ergebnis von Teil 2 mindestens ausreichend ist, mindestens zwei Prüfungsbereiche von Teil 2 mindestens ausreichend sind und keiner ungenügend ist. Eine nicht gewählte Wahlqualifikation kann zusätzlich als Zusatzqualifikation geprüft werden.
Zwei von zehn Wahlqualifikationen werden im Ausbildungsvertrag festgelegt, mit einem zeitlichen Richtwert von je fünf Monaten beziehungsweise 22 Wochen im 16. bis 36. Ausbildungsmonat. Das ist rund ein Drittel der Ausbildung – und die Grundlage des Bereichs, der 35 Prozent zählt. Ein Berichtsheft, in dem die beiden Wahlqualifikationen nicht erkennbar sind, lässt dich für Variante a ohne Stoff und für Variante b ohne Übung dastehen.
Im öffentlichen Dienst gilt eine Besonderheit: Dort ist der Beruf Ausbildungsberuf des öffentlichen Dienstes, die zuständige Stelle richtet sich nach § 73 BBiG, und zusätzlich sind 420 Stunden dienstbegleitende Unterweisung vorgesehen. Diese Stunden sind Ausbildungszeit und gehören in den Nachweis.
